仕事を伝えるから「伝わる」に変えるだけ！劇的に効率が変わる方法！

自分の思うように伝えられたら「もっと仕事が上手くやれるのに！」っと思ったことはありませんか？(@zinbuka)けいです。

自分の考えがなかなか理解してもらえずに苦労している方多いですよね。

以前の僕もそうでした。

毎日の業務の中でこんなことはないでしょうか？

伝えてあったはずの業務が進んでいない、自分が思うような結果になっていなかったりすることはありませんか？

同じ内容をうまく伝えられる人もいればそうでない人もいます。

そのせいで業務に遅れが出て上司に怒られたりして・・

「うまく伝わらない」

その原因はもしかしたらあなたの言葉が一方通行なのかも。

これを双方向に変えて行かなければ一生相手に伝わることはないかもしれませんよ。

小さな会社ですがこれまで何人ものアルバイトさんパートさん社員の方達を指導・育成してきました。

この記事を読めばあなたの思いが「伝わる」ようになりますよ。

あなたは相手にいつも「伝えて」いませんか？

コミュニケーションはしっかり取れていると思っている人に限って、相手に「伝えて」いるこ場合が多いです。

現場仕切れているつもりの人は相手に指示をどんどん伝えます。

それが業務を効率よく動かす為に必要だと考えているからです。

でもそれは間違い。

確かに伝えることは大切。

しかしそれだけでは効率よく業務が進むことはありません。

それは伝えたことを相手が理解しなければ行動に移せないからです。

当たり前のことに聞こえますが出来ていない人が多い。

どんどんど速いスピードで多くの情報を「伝えられても」きちんと受け取れなければ意味がありませんよね。

その結果伝えられた人は、

その場では「分かりました」と答えたけど、後になって再現できないことってありますよね。

上手く整理できない人は情報を上手く活用できず何をしたらよいのか分かりません。

そのまま行動に移せないのでまた「伝える」必要が。

だから、あなたが思う様に業務は進まないのです。

「伝えて」いても伝わっていない。

相手が情報を受け取るということは「伝わること」

それは双方向のコミュニケーションです。

相手に「伝わって」はじめて行動に変わるんです。

話が上手なのは才能じゃありません。コミュニケーション能力は鍛えられるの？おすすめの練習方法6選！訓練次第で劇的にコミュニケーションのスキルを磨くことができますよ。

伝える＝伝わるではない　相手が受け取れるように伝えるには？

「伝える」とは一方通行です。

キャッチボールに例えると、相手も取れないような勢いのボールを投げ続けるようなイメージ。

グローブに向かって飛んでこない速いボールを受け取ることは難しいですよね。

ボールを取ることができないと野球になりません。

「伝わる」とは双方向。

先程の例えだと、相手の受けやすいスピードのボールを投げるイメージ。

自分のグローブめがけてふんわりと飛んでくるボールはしっかりと受け取ることが出来るはずです。

伝わるためには、相手が分かりやすく・受け取りやすい言葉でゆっくりと。

相手のレベルにも合わせて「伝わる」言葉を選びます。

また業務の内容や進捗状況などについては「結論から伝える」ことも良い方法です。

「〇〇があって、△がおこり□の状況で２日進捗が遅れている」

と説明するよりも、

「２日進捗が遅れている。原因は〇〇があって、△がおこり～□」

こんな風に話した方がより伝わるように。

自分はもちろん　リーダーや社員には徹底的に結論から説明するように指導しています。

ちょっとしたポイントを押さえるだけで「伝わる」確率が上がります。

それに加えて相手には「メモ」取ってもらうようにすればさらに効果的。

メモの効果については【仕事術】メモの取り方を変えると仕事が激変！？「メモ力」を上げると合わせるとさらに最強になれる！こちらの記事も参考にしてみてください。

https://zinbuka.com/note-required/

今すぐできることなのですぐに実践していきましょう。

メモの魔力 The Magic of Memos (NewsPicks Book)

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マニュアル通りの伝え方は全員に通用しない

これまではこのやり方で指導したとか、いつも通りのマニュアルを使って説明しているなど

受け取る側の誰に対しても同じ方法(やり方)で伝えてしまう人がいます。

〇〇君にはこう言っただけで進めてますよ

〇〇さんはこれで理解してくれました

これ日常的にやっていませんか？

誰でも同じ様に理解するのは難しいんです。

なぜなら、

自分はこれを「違う三原則」と呼んでいます。

人によって条件が異なってくるので「教え方」や「伝え方」も変えて行く必要があります。

マニュアル通りではなく、相手に合った方法で伝えなくてはいけません。

受け手の立場に立って伝えようとするだけで伝わる情報量は多くなります。

その他に効果的な伝え方はこの本から学びました。

伝え方が9割 [ 佐々木圭一 ]

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実際に佐々木 圭一の講演を聞きにいったこともあり大変勉強になりました。

何度も読み返している良書です。

本で紹介されている「ギャップ法」を僕はよく使っています。

例えばこんな風に

小さな「成功体験」を積み上げて欲しい時などによく言っています。

相手に「伝わる」ようにコツコツと継続していけば大きな変化が生まれますよ。

もっと相手に伝わるようにしたい方は伝え方コミュニケーション検定の口コミとは？おすすめのポイントや効果について徹底調査！こちらの記事をチェックしてください。

伝わると行動・効率が劇的に変わる

伝わるようになると受けとる相手はどんどん変わります。

その結果として自分が一言伝えれば何十倍も動けるチームを育成できます。

業務の進捗や効率が劇的に変わりますよ。

やることは「かんたん」

伝えるを伝わるに変えてみだけ。

本当にこれだけです。

まとめ

今回は「伝えるを伝わるに変えて劇的に業務の効率を上げる方法」についてご紹介しました。

コミュニケーションは「毎日の小さな変化」がやがて大きな結果・成果を生み出します。

ぜひ伝えるから「伝わる」にシフトして効率のよい毎日を体感してください。

あなたの仕事が早く終わりますように。

現場からは以上です。

追伸 あなたの説明が伝わらないのは「コミュニケーション能力」が関係しているのかも。

1つでも当てはまったらコミュニケーション検定で勉強しましょう！

伝え方コミュニケーション検定の口コミとは？おすすめのポイントや効果について徹底調査！

コミュニケーションに自信がありますか？仕事や家庭など悩みの9割は人間関係です。そこにかかわってくるのが「コミュニケーション力」コミュニケーションの能力がアップすればほとんどの悩みから解消されて職場も子育てもすべて円滑に。そんなコミュニケーションを勉強できる検定があります。それが「伝え方コミュニケーション検定」です。今メディアでも注目の資格検定です。「性格統計学」を元にしたメソッドであなたのコミュニケーションが変わります。今回は伝え方コミュニケーション検定の口コミ、おすすめのポイントや効果についてご紹介しています。気になる方はぜひチェックしてください！

zinbuka.com

2022-06-21 21:29