仕事を伝えるから伝わるに変えるだけで劇的に効率が変わる方法!

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自分の思うように伝えられたらもっと上手くやれるのに!っと思ったことはありませんか?
(@zinbuka)zinbukaブロガーけいです。

自分の考えがなかなか理解してもらえずに苦労している方多いですよね

毎日の業務の中でこんなことはないでしょうか。

  • 書類のまとめ方については先日伝えてある
  • この案件の場合は対処するように伝えてある
  • 変更となった内容を伝えてある
  • 期日までに完了するように伝えてある

伝えてあるはずの業務が進んでいない、自分の思うような結果になっていなかったりすることはありませんか。

同じ内容をうまく伝えられる人もいればそうでない人もいます。

そのせいで業務に遅れが出て上司に怒られたりして・・

うまく伝わらない」それはきっとあなたの言葉が一方通行だからです。

小さな会社ですがこれまで何人ものアルバイトさんパートさん社員の方達を指導・育成する中で分かった相手に伝えるを伝わるに変えて劇手に業務の効率を上げる方法について記事にしたいと思います。

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あなたは相手にいつも伝えていませんか

コミュニケーションはしっかり取れていると思っている人に限って、相手に伝えていることが多いです。現場を仕切っているつもりの人は相手に指示をどんどん伝えることが業務を効率よく動かす為に必要だと考えているようですが間違いだと思います。

確かに伝えることは大切だけれどもそれだけでは効率よく業務が進むとは思えません。伝えたことを相手が理解しなければ行動に移せないからです。

どんどんど速いスピードで多くの情報を伝えられてもきちんと受け取れなければ意味がありません。

その結果伝えられた人は

  • 業務の内容が把握できない
  • 上司やリーダーなどの支持の意図が分からない
  • どのような手段で遂行するか手順が不明

上手く整理できない人は情報を把握出来ないので何をしたらよいのかも分かりません。あなたが思う様に業務は進まないのです。

相手が受け取るということは「伝わること」だと考えています。双方向のコミュニケーションです。

伝わってはじめて行動に変わるんです。

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伝える=伝わるではない 相手が受け取れるように伝えるには

伝えるとは一方通行です。キャッチボールに例えると、相手も取れないような勢いのボールを投げ続けるようなイメージです。

グローブに向かって飛んでこない速いボールを受け取ることは難しいですよね。

伝わるとは双方向。先程の例えだと、相手の受けやすいスピードのボールを投げるイメージ。

自分のグローブめがけてふんわりと飛んでくるボールはしっかりと受け取ることが出来るはずです。

伝わるためには、相手が分かりやすく・受け取りやすい言葉でゆっくりと。

また業務の内容や進捗状況などについては結論から伝えることも良い方法です。

「〇〇があって、△がおこり□の状況で2日進捗が遅れている」と説明するよりも

「2日進捗が遅れている、原因は〇〇があって、△がおこり~□」このように話した方がより伝わるようになります。

自分はもちろん リーダーや社員には結論から説明するように指導しています。

▼メモを取ってもらうのも効果的

日常業務の中で質問することやメモを取ることの重要性を紹介しています。

マニュアル通りの伝え方は全員に通用しない

これまではこのやり方で指導したとか、いつも通りのマニュアルを使って説明しているなど

受け取る側の誰に対しても同じ方法で伝えてしまう人がいます。

誰でも同じ様に理解するのは難しいですよね。

  • 経験が違う
  • 能力が違う
  • 性格が違う

自分は違う三原則と呼んでいますがこれだけ条件が異なってくると教え方・伝え方も変えて行かなければ伝わる情報は少ない。

  • 結論から話す
  • 相手が使っている言葉で(日常的に)
  • 行くりとしたペースで
  • 身振り手振りを大きく使う
  • 受けてをよく見て疑問・質問がないか確認しながら
  • 何度か同じ内容を伝えてみる
  • ボードや紙に書きだす

受け手の立場に立って伝えようとするだけで伝わる情報量は多くなります。

その他に効果的な伝え方はこの本から学びました。

実際に佐々木 圭一の講演を聞きにいったこともあり大変勉強になりました。

僕は紹介されているギャップ法をよく使っています。

  • 言葉を決めて
  • 伝えたいことの反対を前半部分に
  • 最初と最後が自然とつながるように

例えばこんな風に

小さな成功体験を経験して欲しい時などによく言っています。

伝わると行動・効率が劇的に変わる

伝わるようになると受けてはどんどん変わります。これでま指示を待ってしまうタイプだった人が自分から積極的に行動できるようになったり、効率よく情報を吸収出来るようになったので他の相手に伝わるように伝えることが可能となりグループ内での士気も一気に高まります。

その結果として自分が一言伝えれば何十倍も動けるチームを育成することが出来、これまでの業務の進捗などの効率が劇的に変わります。

やったのは伝えるを伝わるに変えてみだけです。

これだけです。

まとめ

コミュニケーションは毎日の小さな変化大きな結果・成果を生み出します。

是非伝えるから伝わるにシフトして効率のよい毎日を体感して下さい。

現場からは以上です。

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