仕事を伝えるから「伝わる」に変えるだけ!劇的に効率が変わる方法!

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自分の思うように伝えられたら「もっと仕事が上手くやれるのに!」っと思ったことはありませんか?(@zinbuka)けいです。

自分の考えがなかなか理解してもらえずに苦労している方多いですよね。

以前の僕もそうでした。

毎日の業務の中でこんなことはないでしょうか?

  • 書類のまとめ方については先日伝えた
  • この案件の場合の対処の方法は前回も伝えてある
  • 変更となった内容の詳細を伝えてある
  • 期日までに完了するように伝えた

伝えてあるはずの業務が進んでいない、自分の思うような結果になっていなかったりすることはありませんか。

同じ内容をうまく伝えられる人もいればそうでない人もいます。

そのせいで業務に遅れが出て上司に怒られたりして・・

うまく伝わらない

それはきっとあなたの言葉が一方通行だから。

これを双方向に変えて行かなければ一生相手に伝わることはないかもしれません。

小さな会社ですがこれまで何人ものアルバイトさんパートさん社員の方達を指導・育成してきました。

その中で分かった相手に「伝えるを伝わるに変えて劇的に業務の効率を上げる方法」についてご紹介したいと思います。

この記事を読めばあなたの思いが「伝わる」ようになりますよ。

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あなたは相手にいつも「伝えて」いませんか?

コミュニケーションはしっかり取れていると思っている人に限って、相手に「伝えて」いるこ場合が多いです。

現場仕切れているつもりの人は相手に指示をどんどん伝えます。

それが業務を効率よく動かす為に必要だと考えているからです。

でもそれは間違い。

確かに伝えることは大切。

しかしそれだけでは効率よく業務が進むことはありません。

それは伝えたことを相手が理解しなければ行動に移せないからです。

当たり前のことに聞こえますが出来ていない人が多い。

どんどんど速いスピードで多くの情報を「伝えられても」きちんと受け取れなければ意味がありませんよね。

その結果伝えられた人は、

  • 業務の内容が把握できない
  • 上司やリーダーなどの支持の意図が分からない
  • どのような手段で遂行するか手順が不明

その場では「分かりました」と答えたけど、後になって再現できないことってありますよね。

上手く整理できない人は情報を上手く活用できず何をしたらよいのか分かりません。

そのまま行動に移せないのでまた「伝える」必要が。

だから、あなたが思う様に業務は進まないのです。

「伝えて」いても伝わっていない。

相手が情報を受け取るということは「伝わること

それは双方向のコミュニケーションです。

相手に「伝わって」はじめて行動に変わるんです。

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伝える=伝わるではない 相手が受け取れるように伝えるには?

「伝える」とは一方通行です。

キャッチボールに例えると、相手も取れないような勢いのボールを投げ続けるようなイメージ。

グローブに向かって飛んでこない速いボールを受け取ることは難しいですよね。

ボールを取ることができないと野球になりません。

「伝わる」とは双方向。

先程の例えだと、相手の受けやすいスピードのボールを投げるイメージ。

自分のグローブめがけてふんわりと飛んでくるボールはしっかりと受け取ることが出来るはずです。

伝わるためには、相手が分かりやすく・受け取りやすい言葉でゆっくりと。

相手のレベルにも合わせて「伝わる」言葉を選びます。

また業務の内容や進捗状況などについては「結論から伝える」ことも良い方法です。

「〇〇があって、△がおこり□の状況で2日進捗が遅れている」

と説明するよりも、

「2日進捗が遅れている。原因は〇〇があって、△がおこり~□」

こんな風に話した方がより伝わるように。

自分はもちろん リーダーや社員には徹底的に結論から説明するように指導しています。

  • 「伝わる」は双方向
  • 相手のレベルに合わせて言葉を選ぶ
  • 結論から伝える

ちょっとしたポイントを押さえるだけで「伝わる」確率が上がります。

それに加えて相手には「メモ」取ってもらうようにすればさらに効果的。

メモの効果については【仕事術】メモの取り方を変えると仕事が激変!?「メモ力」を上げると合わせるとさらに最強になれる!こちらの記事も参考にしてみてください。

日常業務の中で質問することやメモを取ることの重要性を紹介しています。

今すぐできることなのですぐに実践していきましょう。

マニュアル通りの伝え方は全員に通用しない

これまではこのやり方で指導したとか、いつも通りのマニュアルを使って説明しているなど

受け取る側の誰に対しても同じ方法(やり方)で伝えてしまう人がいます。

〇〇君にはこう言っただけで進めてますよ

〇〇さんはこれで理解してくれました

これ日常的にやっていませんか?

誰でも同じ様に理解するのは難しいんです。

なぜなら、

  • 経験が違う
  • 能力が違う
  • 性格が違う

自分はこれを「違う三原則」と呼んでいます。

人によって条件が異なってくるので「教え方」や「伝え方」も変えて行く必要があります。

マニュアル通りではなく、相手に合った方法で伝えなくてはいけません。

伝える時のポイント

  • 結論から話す
  • 相手が使っている言葉で説明する(日常的に)
  • 急がずにゆっくりとしたペースで
  • 身振りや手振りを大きく使ってみる
  • 受けてをよく見て疑問・質問がないか確認しながら
  • 何度か同じ内容を伝えてみる
  • ボードや紙に書きだしてみる

受け手の立場に立って伝えようとするだけで伝わる情報量は多くなります。

その他に効果的な伝え方はこの本から学びました。

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実際に佐々木 圭一の講演を聞きにいったこともあり大変勉強になりました。

何度も読み返している良書です。

本で紹介されている「ギャップ法」を僕はよく使っています。

  • 言葉を決めて
  • 伝えたいことの反対を前半部分に
  • 最初と最後が自然とつながるように

例えばこんな風に

小さな「成功体験」を積み上げて欲しい時などによく言っています。

相手に「伝わる」ようにコツコツと継続していけば大きな変化が生まれますよ。

もっと相手に伝わるようにしたい方は伝え方コミュニケーション検定の口コミとは?おすすめのポイントや効果について徹底調査!こちらの記事をチェックしてください。

伝わると行動・効率が劇的に変わる

伝わるようになると受けとる相手はどんどん変わります。

  • これでま指示を待ってしまうタイプだった人が自分から積極的に行動できるように。
  • 効率よく情報を吸収できるので他の相手にも「伝わるよう」に伝えることが可能。

その結果として自分が一言伝えれば何十倍も動けるチームを育成できます。

業務の進捗や効率が劇的に変わりますよ。

やることは「かんたん」

伝えるを伝わるに変えてみだけ。

本当にこれだけです。

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まとめ

今回は「伝えるを伝わるに変えて劇的に業務の効率を上げる方法」についてご紹介しました。

ポイント

  • 「伝わる」は双方向
  • 相手のレベルに合わせて言葉を選ぶ
  • 結論から伝える

コミュニケーションは「毎日の小さな変化」がやがて大きな結果・成果を生み出します。

ぜひ伝えるから「伝わる」にシフトして効率のよい毎日を体感してください。

あなたの仕事が早く終わりますように。

現場からは以上です。

追伸 あなたの説明が伝わらないのは「コミュニケーション能力」が関係しているのかも。

  • 的確に伝えられない
  • 伝えているのに理解してもらえない
  • 自分の意図と違うニュアンスで受け取られる
  • 良かれと思ったのに怒らせた
  • 何度いっても動いてもらえない

1つでも当てはまったらコミュニケーション検定で勉強しましょう!

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