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自分がミスをしてしまった時、
どんな理由であっても最初に謝ることを習慣にしている(@zinbuka)けいです。
良い習慣でしょ (笑)
みなさん今日は「ミスなく」仕事をこなせていますか？
順調に進んでいる時に起こるミスとか、忙しい時に限ってミスしてしまうこと
ありますよね。
仕事では起こらない方が絶対にいいに決まってます。
「やっちゃいけない」「気を付けないと」って慎重な時ほど
起こってしまうのが「ミス」ですよね。
ここぞという時に「失敗して後悔しない為」にしっかりと改善したいものです。
※ミスは簡単にやってしまっても挽回するのはものすごく大変なので・・
誰でもミスは犯してしまうものですがよく見ていると失敗を多くする人には特徴があります。
ちょっとした「意識の改善」でミスを回避することが出来ます。
小さな会社の経営に携わりたくさんの人たちと接してきた中で気がついた
「ミス多くしてしまう人の特徴と4つの対処法」についてご紹介したいと思います。
仕事でミスが多い人の特徴とミスを犯す4つの危険
仕事でミスが多い人には共通している部分がある様に感じます。
決して「個人の能力が低い」とか業務に「向いていない」とかそんな理由ではありません。
ミスが多い人の特徴
- 性格的にちょっと「せっかちな人」
- 集中力が続かない
- メモなどを取る習慣がこれまでにない
- コミュニケーションがうまく取れない
何度も指導が必要な人というよりは、
なんでも「パッと」こなせてしまう人に多いと感じています。
メモなどを取らなくてもその場ではすぐに理解するの力があり再現性が高い。
それゆえに自分に自信がありメモなどは必要ないと思っているタイプ。
深く関り合わなくても業務を進めることが出来るので一見対人関係も良く見えるが
実はコミュニケーションが上手く取れない人だったりする。(すぐ理解したように見せればそれ以上かかわる必要がないからなのかも)
優秀なのに突然ミスを多発させるAさん
家の会社で働いてくれてるパートさんの一人で、とんでもなく真面目でどんな仕事も責任をもってしっかりとやってくれる頼もしいパートのAさんがいます。
Aさんは入社してすぐに周りの人達に認められる存在になりました。
どんな業務も「テキパキ」とこなすと評判がいい。
すぐに他の人たちの管理をお任せしたいとパートさん達のリーダーに任命することになりました。
こちらからの無理な要望も「嫌な顔もせず」どんどんこなしてくれます。
時間に余裕がなくなると危険①
複数のタスクを同時に処理してもらっているのですが、何かのきっかけで突然ミスを連発してしまうことがあるように。
普段の仕事量ならまったく問題がないようでした。
ミスは少し業務が立て込む時に起こってたんです。
急に業務が詰まってしまったり、他の誰かがミスをしてフォローしなくてはならなくなったり想定していなかったイレギュラーが発生するとつい焦ってしまいミスをしてしまうんです。
普段テキパキとこなす人ほど危険②
様子を見ていると、テキパキ＝せっかちになっていきます。
Oさんはどんどんせっかちになり周りが見えなくなっていきます。
その状態になるといつもはしっかり聞いてくれる説明も上の空。
よく確認しないまま作業をはじめてしまってミスをします。
自分のミスを挽回しようと他の人たちも動かそうとするが周りが見れなくなってくるので指指示が見当違い。
小さなミスがどんどん大きなミスになっていき修正が効かない状態になってしまいます。
期日が迫ってくると危険③
真面目で責任感が強い方なのでタスクが時間内に終わらない、失敗があって迷惑をかけると思い焦ってしまうんでしょう。
気持ちに焦りが出ると業務に集中力が欠けていきます。普段なら何の問題もなくこなしているいる簡単なタスクにもミスが出始めます。
またよく集中して取り組んでいない時の作業は効率が落ちていつもより時間がかかる場合が多いです。時間内に終われない、期日が守れないことも多くなります。
気持ちに余裕がなくなるとメモを取って作業したり、後から書いたもの書くにしたりしながら作業することを忘れてる方が多いです。
結果的に正確性が落ちてさらにミスが増えます。
コミュニケーション不足は危険④
不思議なものでミスが多発してくると自然とコミュニケーションが不足していきます。
どうしてこうなった？まだ終われない・・一体誰のせい？と悪循環に。
- 処理するスピードにこだわる
- 情報をきちんと受け取らない
- 視野が狭い
- 準備が足りない
こんな特徴が見えてきます。思い当たる節はありませんか？
彼女はいつも僕にこう言われています。
「準備を手伝いますよ！」
「〇さんが空いているようなのでこの仕事は〇さんに任せましょう」
「大丈夫ですか、ゆっくりで構わないのでミスがないように確認してやって下さいね」
「終わられなければ気にせずに言って下さい、フォローしますよ！」
ゆっくり話しをして伝えると少しずつ落ち着きを取り戻して彼女はその後ミスがないようにゆっくりと丁寧にタスクを処理してくれます。周りもよく見えるようになって指示も上手く出で結果的には時間内に多くのタスクを処理してくれるようになります。
自分の中で整理が付けば上手く動いていけます。ミスをした時はまず落ち着く。
１回やめようと僕はいつも言ってます。
仕事でミスをしない犯さない４つの対処方
どんな仕事でも準備が大切ですよね。
何かクリエイティブなことをするのであれば思い立ったその時に行動したりするのでしょうが通常の業務では事前にしっかりと資料を用意、マニュアルを確認したりその日の人員をチェックするなどが重要です。ちょっとしたことを把握しているだけでもかなりミスが減りますからね。
指示や説明をよく聞いて分からない箇所は必ず質問するメモを取る。ここをきちんとしてかないとテンパる確率が多くなります。結果ミスが多くなります。
▼メモの重要性についてはこちら
よく話半分で分かったような気になる人や、疑問に感じた所や不明点を質問しない人結構います。説明を受けている時点で解決しておけば処理もスムーズですし効率的です。必ずしっかりと確認する習慣にしましょうね。
自分の仕事に集中し過ぎるあまり周りの状況が全く見えなくなる人がいます。ここは自分の業務を進めながらも一歩引いて全体の動くを見れるように訓練してい行きましょう。サッカー等のスポーツでも周りの選手の動きをつかめなければいいパスも連携も生まれませんよね。
とにかく早く処理できればいいと考えている人がいます。確かにどこかの自己啓発本にも６割ぐらいの完成度でタスクを早く処理するとか、効率が悪い人は負けみたいなものがりますけど、確かに早く処理出来ることに越したことはないですがそこのミスが生まれていたら本末転倒ですよね。
僕はミスが出て後で対応しなければならない案件になるのであれば、時間にこだわることなく効率が多少悪くてもミスなくしっかりやるようにお願いしています。(たまに時間がかかり過ぎて社長直々に指導が入る場合もありますが・・)ゆっくりでしっかりを僕はお勧めします。
ゆっくり＝落ち着いて行動する
ミスをしない対処法とは
- しっかりと事前に準備を行う
- うのみにせず指示や説明はしっかりと聞く
- 視野を広げて周りをよく観察する
- 効率ばかりを優先しない
- 落ち着く (オマケ)
上記に加えてしっかりとコミュニケーションをとることを実践していたらさらに良いと思います。家のパートリーダーは周りの人の体調のことまでよく気が付き良い支持を出して連携を上手く取っています。気が利くのも一つのスキルですね。
▼伝えるを伝わるに変えて効率を上げるには
まとめ
なんだか今日は一日ミスが多く対応するのに追われたので「ざっと」記事にしてみました。
割と急いで書いたので自分の記事にミスはないでしょうか・・
現場からは以上です。