ミスした時、どんな理由であろうとまず最初に謝ることを習慣にしている
(@zinbuka)けいです。 良い習慣でしょ (笑)
仕事では起こらない方が絶対にいいですが、起こってしまうのがミスですよね。
ここぞという時に失敗して後悔しない為にしっかりと改善したいものです。
誰でもミスは犯してしまうものですが、失敗を多くする人には特徴があり、ちょっとした意識で改善できます。
複数のパートさん達とお仕事する中で気がついたミス多くしてしまう人の特徴と4つの対処法について記事にしたいと思います。
仕事でミスが多い人の特徴 ミスが起きた時の対処
仕事でミスが多い人には共通している部分がある様に感じます。
決して個人の能力が低とか業務に向いていないとかそんな理由ではありません。
ミスが多い人の特徴
- 性格的にちょっと「せっかち」
- 集中力がない
- メモを取る習慣がない
- コミュニケーションの不足
家の会社で働いてくれてるパートさんの一人で、とんでもなく真面目でどんな仕事も責任をもってしっかりとやってくれる頼もしい方がいます。
仕事が出来る人ですから当然管理をお任せしたいとパートさん達のリーダーに任命。こちらのありとあらゆる要望をこなし、複数のタスクを処理してもらっているのですが、優秀なハズのリーダーがなぜかミスを連発してしまうことがあります。
彼女はテキパキとあらゆるタスクを処理出来る人のですが、少し業務が詰まってしまったり誰かがミスをしてフォローしなくてはならな等のイレギュラーが発生するとつい焦ってしまいミスをしてしまいます。
様子を見ていると、テキパキ＝せっかちになっていきます。
そうなってくるとこちらの説明もあまりよく聞かないまま作業を始めてしまってミスをしたり周りが見れなくなってくるので指示を誤ったり、指示するのを忘れてりして小さなミスがどんどん大きなミスになっていき修正が効かない状態になってしまいます。
真面目で責任感が強い方なのでタスクが時間内に終わらない、失敗があって迷惑をかけると思い焦ってしまうんでしょう。
気持ちに焦りが出ると業務に集中力が欠けていきます。普段なら何の問題もなくこなしているいる簡単なタスクにもミスが出始めます。
またよく集中して取り組んでいない時の作業は効率が落ちていつもより時間がかかる場合が多いです。時間内に終われない、期日が守れないことも多くなります。
気持ちに余裕がなくなるとメモを取って作業したり、後から書いたもの書くにしたりしながら作業することを忘れて方が多いです。
結果的に正確性が落ちてさらにミスが増えます。
不思議なものでミスが多発してくると自然とコミュニケーションが不足していきます。
どうしてこうなった？まだ終われない・・一体誰のせい？と悪循環に。
- 処理するスピードにこだわる
- 情報をきちんと受け取らない
- 視野が狭い
- 準備が足りない
こんな特徴が見えてきます。思い当たる節はありませんか？
彼女はいつも僕にこう言われています。
「準備を手伝いますよ！」
「〇さんが空いているようなのでこの仕事は〇さんに任せましょう」
「大丈夫ですか、ゆっくりで構わないのでミスがないように確認してやって下さいね」
「終わられなければ気にせずに言って下さい、フォローしますよ！」
ゆっくり話しをして伝えると少しずつ落ち着きを取り戻して彼女はその後ミスがないようにゆっくりと丁寧にタスクを処理してくれます。周りもよく見えるようになって指示も上手く出で結果的には時間内に多くのタスクを処理してくれるようになります。
自分の中で整理が付けば上手く動いていけます。ミスをした時はまず落ち着く。
１回やめようと僕はいつも言ってます。
ミスをしない犯さない４つの対処方
どんな仕事でも準備が大切ですよね。
何かクリエイティブなことをするのであれば思い立ったその時に行動したりするのでしょうが通常の業務では事前にしっかりと資料を用意、マニュアルを確認したりその日の人員をチェックするなどが重要です。ちょっとしたことを把握しているだけでもかなりミスが減りますからね。
指示や説明をよく聞いて分からない箇所は必ず質問するメモを取る。ここをきちんとしてかないとテンパる確率が多くなります。結果ミスが多くなります。
▼メモの重要性についてはこちら
よく話半分で分かったような気になる人や、疑問に感じた所や不明点を質問しない人結構います。説明を受けている時点で解決しておけば処理もスムーズですし効率的です。必ずしっかりと確認する習慣にしましょうね。
自分の仕事に集中し過ぎるあまり周りの状況が全く見えなくなる人がいます。ここは自分の業務を進めながらも一歩引いて全体の動くを見れるように訓練してい行きましょう。サッカー等のスポーツでも周りの選手の動きをつかめなければいいパスも連携も生まれませんよね。
とにかく早く処理できればいいと考えている人がいます。確かにどこかの自己啓発本にも６割ぐらいの完成度でタスクを早く処理するとか、効率が悪い人は負けみたいなものがりますけど、確かに早く処理出来ることに越したことはないですがそこのミスが生まれていたら本末転倒ですよね。
僕はミスが出て後で対応しなければならない案件になるのであれば、時間にこだわることなく効率が多少悪くてもミスなくしっかりやるようにお願いしています。(たまに時間がかかり過ぎて社長直々に指導が入る場合もありますが・・)ゆっくりでしっかりを僕はお勧めします。
ゆっくり＝落ち着いて行動する
ミスをしない対処法とは
- しっかりと事前に準備を行う
- うのみにせず指示や説明はしっかりと聞く
- 視野を広げて周りをよく観察する
- 効率ばかりを優先しない
- 落ち着く (オマケ)
上記に加えてしっかりとコミュニケーションをとることを実践していたらさらに良いと思います。家のパートリーダーは周りの人の体調のことまでよく気が付き良い支持を出して連携を上手く取っています。気が利くのも一つのスキルですね。
▼伝えるを伝わるに変えて効率を上げるには
まとめ
なんだか今日は一日ミスが多く対応するのに追われたので「ざっと」記事にしてみました。
割と急いで書いたので自分の記事にミスはないでしょうか・・
現場からは以上です。