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自分がミスをしてしまった時、
どんな理由であっても最初に自分から謝ることを徹底している(@zinbuka)けいです。
良い習慣でしょ (笑)
みなさん今日は「ミス」をすることなく仕事をこなせていますか？
ミスをしない人はいないと思います。
上手くいっている時に限って大きなミスをしたりして落ち込むことありますよね。
それが仕事で起こると、
- 何回も言われているのにまた「ミス」したらどうしよう
- 仕事でミスをしたら「次はないよ」と言われている
- ミスをしてしまう自分が嫌になってきた・・
会社などでミスが続くとすごく上司に怒られたり、「クビになってしまうかも」と思ったり不安な気持ちになりますよね。
どんどん自信を無くして自分が嫌になってしまうことも。
この負のスパイラルから抜け出すには「ミス」を減らす必要があります。
「そんなの分かってるよ」
確かに、
「やっちゃいけない」「気を付けないと」って慎重な時ほど、
やってしまうのが「ミス」
誰でもミスはしてしまうものです。
でもよく見ていると失敗を多くする人には特徴があったんです。
ちょっとした「意識の改善」でミスを回避することができるようになりますよ。
そこで小さな会社の経営に携わりたくさんの人たちと接してきた中で気がついた
「ミス多くしてしまう人の特徴と4つの対処法」についてご紹介します。
ミスを減らして不安を取り除き自分の自信を取り戻しましょう！
仕事でミスが多い人の7つの特徴
仕事でミスが多い人にはある特徴があります。
決して、
- 「個人の能力が低い」
- 「向いていない」
こんな理由ではありません。
人の能力にそれほど差なんてないですよ。
よほどクリエイティブな作業や専門的な知識が必要な業務でないのなら才能も関係ないと思います。
スーパーのダイエーの創業者である中内功氏さんも
「人間の能力はそんなに差はない。やる気さえあれば、だれでもたいていのことはできる。」
と言っています。
安心してください。
やる気さえあればミスも減らしていくことができます。
ミスを起こしやすい人の7つの特徴
じゃ、どんな人がミスを起こしやすいのか。
ミスが多い人の特徴は、
- せっかちな人
- 「クヨクヨ」落ち込みやすい
- 集中力が続かない
- 自己判断で行動
- メモを取る習慣がない
- 今度から気を付けますで終わらせる人
- コミュニケーションがうまく取れない
なんでも「パッと」こなせてしまう人にミスが多いと感じています。
行動は早いけどミスをしやすい傾向。自己判断で進めてしまってトラブルになることも多いです。
ミスをするのは仕方がないのですが、その後に「クヨクヨ」と悩んでしまいさらにミスをする人もします。集中力が欠けて業務の質が下がることも多いです。
一見ミスをが少なそうに見えるのはこのタイプ。
メモなどを取らなくてもその場ではすぐに「理解する力」があり再現性が高い人。
これは1つの才能だとは思うのですが、マルチタスクになってくると危険。
参考例えば新人や後輩で「覚えるんで大丈夫です」といってメモを取らない人いませんか？
まわりにこんな人がいたら要注意です。
最初は良くても業務量が多くなるとミスが多くなります。
たくさんの情報を覚えておくのはどんな人でも難しい証拠です。
深く関り合わなくても業務を進めることができる人。
一見対人関係も良く見えるが、
実はコミュニケーションが上手く取れない人だったりする。(すぐ理解したように見せればそれ以上かかわる必要がないからなのかも)
コミュニケーションの能力が低いと周りと調和も取れず、連絡や確認なども不足しがちになりミスが多くなります。
仕事でミスが多くなる4つの危険
ここからどんな時にミスが起きやすいのかを紹介していきます。
うちの会社で働いてくれるAさんの例からミスが多くなる4つの危険を見ていきましょう。
優秀なのに突然ミスを多発させるAさん
ここからパートのAさんを例にしてきたいと思います。
パートのAさん
- 年齢は46歳の女性
- 性格「せっかち」でテキパキ仕事をするタイプ
- 人当たりがよくパートさんの中のムードメーカー
うちの会社で働いてくれてるパートさんの一人。
Aさんはとんでもなく真面目。
どんな仕事も責任をもってやってくれる頼もしい存在です。
Aさんは入社してすぐに周りの人達に認められる存在になりました。
どんな業務も「テキパキ」とこなすと評判がいい。
他の人たちの管理をお任せしたいとパートさん達のリーダーに任命することになりました。
こちらからの無理な要望も「嫌な顔もせず」どんどんこなしてくれます。
でもそんな彼女、実はミスが多いんです。
時間に余裕がなくなると危険①
複数のタスクを同時に処理してもらっているのですが、何かのきっかけで突然ミスを連発してしまうAさん。
普段の仕事量ならまったく問題がない。
少し業務が立て込む時にミスは起こってたんです。
- 時間に余裕がなくなる
- マルチタスクになっている
急に業務が詰まってしまった。
「Aさん追加でこれもお願いできますか」
「AさんBさんが間違えたみたいでフォローに入ってもれえますか」
他の誰かがミスをしてフォローしなくてはならなくなったり想定していなかったイレギュラーが発生すると時間の余裕がなくなりミスが発生。
一人のに業務が集中しすぎて「マルチタスク」となると注意が散漫となっていつも起きないミスが多くなります。
いつも問題のないAさんでも時間とタスクの量でミスをしてしまうことが分かりました。
普段テキパキとこなす人ほど危険②
テキパキ＝せっかちになっていきます。
Aさんはどんどんせっかちになり周りが見えなくなっていきます。
その状態になるといつもはしっかり聞いてくれる説明も上の空。
よく確認しないまま「自己判断で作業」をはじめてしまう。
結局よく理解できないまま仕事を進めてミスが起こります。
自分のミスを挽回しようと他の人たちも動かそうとするが周りが見れなくなってくるので指示が見当違い。
小さなミスがどんどん大きなミスになっていき修正が効かない状態になってしまいます。
Aさんがせっかちで起こしてしまったミスが後々大きな問題となり大勢の人間で対処しなければならないこともありました。
期日が迫ってくると危険③
Aさんは真面目で責任感が強い。
- このままだとタスクが時間内に終わらない
- ミスがあったら迷惑をかける
と思いうと焦って仕事をしてしまう。
責任感が強い人ほど「焦り」を感じてしまうことが多いです。
気持ちに焦りが出ると業務に集中力が欠けていきます。
普段なら何の問題もなくこなしている「かんたんなタスク」にもミスが出はじめます。
いつも通り注意していたら起こるはずのない「ケアレスミス」です。
またよく集中して取り組んでいない時の作業は効率が落ちます。
いつもより時間がかかる場合がほとんどです。
- 時間内に終われない
- 期日が守れない
ことも多くなり業務に遅れもでます。
気持ちに余裕がなくなるとメモを取って作業したり、後から書いたものを確認したりしながら作業することを忘れてる人が多いです。
結果的に正確性が落ちてさらにミスが増えます。
いつも細やかな作業をするAさんでもかんたんなミスから「正確性」を欠いてしまい時間や期日を守れないことがありました。
コミュニケーション不足は危険④
不思議なものでミスが多発してくると自然とコミュニケーションが不足していきます。
どうしてこうなった？まだ終われない・・一体誰のせい？と悪循環に。
- 処理するスピードにこだわる
- 情報をきちんと受け取らない
- 視野が狭い
- 準備が足りない
こんな特徴が見えてきます。思い当たる節はありませんか？
処理に追われると「コミュニケーション」が少なくなっていきます。
周りから受け取れる情報も少なくなり新しい変化に対応できないことも。
例えば、「さっきこのように変更となった指示があったよ」
というような連絡が把握できません。
それ「聞いてないんですけど」って言い訳する人いませんか。
視野が狭くなるので今空いているスタッフも分からなくなり困っていても頼ることも出来ません。せっかく人がいるのに自分一人で抱え込んでしまっていることがよくあります。
コミュニケーションが減るだけでミスが増えていきます。
ミスが多発した来た時にAさんにこう伝えます。
「〇さんが空いているようなのでこの仕事は〇さんに任せましょう」
「大丈夫ですか、ゆっくりで構わないので確認してやりましょうね」
「終わられなければ気にせずに言って下さい、すぐにフォローしますよ」
コミュニケーションを最大限にとって相手に伝わるように話をすることが必要です。
ムードメーカーのAさんでも「コミュニケーション」が不足するとミスにつながることが分かりました。
仕事でミスをしない４つの対処方
ここからミスをしないための対象をを4つご紹介していきます。
どれも「かんたん」なのですぐに取り入れることができますよ。
① しっかりと事前に準備をする
どんな仕事でも準備が大切ですよね。
- 日程や時間なその調整
- 人員の確保
- 指示に必要な資料の作成
- 現在あるマニュアルの確認など
新人の指導や新しい業務がある場合などは事前に資料を用意。(かんたんなもので大丈夫)
現在のマニュアルを確認して作業をしっかりと把握しておきましょう。
実際にその業務を行う日の人員をチェックすることも重要。
いざというときにマンパワーがなければ業務が遂行できません。
ちょっとしたことを把握しているだけでミスは減らせます。
この時に作業の「優先順位」を決めておくとさらに効果的です。
- 早く対応しないと社内/社外にも影響がある (緊急・重要高)
- 早急ではないが後日必要な作業 (重要)
- 通常行わなけらばならない業務 (通常)
- 現状では後回しにしても大丈夫な案件 (重要度低)
優先順位の高いものを決めておけば作業がスムーズに進みます。
自分で判断できない時は、「自己判断」するのではなく同僚や上司にしっかりと相談しましょう。
サッカー選手の本田圭佑さんも、
「準備が全てだと僕は思っているんで 準備の段階で試合は始まっている」と語っています。
準備の段階でミスを起こさない作業もはじまっています。
②紙でメモを取る
積極的にメモを取りましょう。
「メモならスマホで取ってますけど」
ごめんなさい。できれば手書きのメモにして欲しいんです。
時代遅れに感じるかもしれませんが手書きのメモにはメリットがあるんです。
手書きのメリット
- 手書きの方が記憶できる
- 脳が活性化する
- 思考が整理されやすい
手書きにするだけでこれだけの効果があります。
ある大学の研究によれば手で書いた方が長く記憶に残ることが証明されているそう。
スマホでタイピングするよりも業務を覚えることができます。
また手書きには脳を活性化する効果もあります。
脳神経内科・認知症の専門医である長谷川嘉哉（はせがわ・よしや）先生は、「高度な脳の働きを維持するために、意識的に手書きの機会を増やすべき」といいます。
紙に手書きで書く場合は、自分が分かりやすいマークやイラストなどを書き留めることができます。自分が思ったイメージを書くことで思考が整理されやすくなります。
スマホから手書きに変えるだけで記憶に残しながら脳が活性化しあなたの考えもまとまる。
ミスも劇的に減少しますよ。
手書きのメモが有効でもまだ書くのがめんどうだと思っていませんか。
ポイントを押さえておけば大丈夫です。
メモのポイント
- 全部書かない
- 日付を入れる
- 重要部分に補足を入れる
この３つを抑えておくだけでもメモの精度が上がります。
メモが苦手な人のほとんどは全部を書ことしています。
大丈夫です、その必要はありません。要点だけを走りが書きするだけでもOKです。
マークやイラストも使って「かんたん」にまとめるようにしましょう。
意外と忘れがちなのが日付です。
いつ言われたのかすぐに確認できるようにしておくとトラブルも防げます。
時系列でまとめておくことがポイントです。
何度も聞くと誰でも重要だとメモに残します。
でもなぜ重要なのかについてまで記載できている人は意外と少ない。
これまでの２つのポイントもそうですが、メモは取ったあとに確認することでさらに効果を発揮します。
いつ重要な部分を説明されたのか、なぜ重要だったのかが後で確認できればあなたのメモは成功です。
メモには計り知れない効果がまだまだたくさんあります。前田裕二さんの書籍もすごく勉強になしました。まだ読んだことがないならぜひ。
▼メモの重要性についてはこちら
③自分を俯瞰してみる
自分を俯瞰してみる。
仕事に集中することはとてもよいことです。
でも集中はもろ刃の剣。
一歩間違えると周りの状況が見えない状態に陥ることも。
周りが見えないとミスをする確率も上がります。そこでい常に一歩引いた目線で自分の業務を俯瞰してみる習慣をつけてみてください。
例えばあなたがサッカー選手なら。
ボールだけを見つめてドリブルを続ける。敵に囲まれたあなたはにはドリブルで突破する以外に選択肢はありあません。もちろん失敗すればボールは奪われてしまう。
見方の選手の位置がわからないのでパスを出すことができない。
もしかしたら自分がゴールからどのくらいの位置に立っているかも分からないかもしれません。シュートしてゴールを決めることもできません。
サッカー選手だったら致命的なミスです。これは仕事でも同じですよね。
これを回避するために俯瞰して見る。
自分の状態や周りの状況を確認しながら作業を進める。困ったときに誰かに業務を振ることも可能になります。
効率的に業務がこなせるので結果としてミスが激減しますよ。
④コミュニケーションをしっかりとる
コミュニケーションを最大化していきましょう。
コミュニケーションが上手くとれること「報告」「連絡」「相談」がスムーズに回ります。
他の人とのコミュニケーションはお互いの価値観や考え方を共有でき、結果として安心感や信頼感が生まれます。
仕事上のやり取りが円滑になれば効率も上がって生産性も高まります。
情報を共有できるのでミスも減らすことが可能になります。
ただ、コミュニケーションが苦手。
「もともとの才能」と考えている人も多くいます。
確かに何も考えなくても上手にコミュニケーションを取れる人がいることも事実です。でもあきらめるのはまだ早い。コミュニケーションは訓練次第で鍛えることができます。
誰でもコミュニケーションは上手くなれるんです。
実際にどんな風に鍛えていけばよいかについては、コミュニケーション能力は鍛えられるの？おすすめの練習方法6選！こちらの記事をどうぞ。
また伝える言葉を変えるとより一層コミュニケーション能力が高まります。
これにもヒントがあってポイントは、
- 「慎重型」
- 「希望型」
この2通りの方をマスターすればよいだけです。
これだけで劇的にあなたのコミュニケーションが変わります。
これについては12万人の統計データを使用した「性格統計学」で学ぶことができます。詳しくは伝え方コミュニケーション検定の口コミとは？おすすめのポイントや効果について徹底調査こちらをチェックしてください。
ゲッターズ飯田さんもコミニュケーションについてこんな事をいっています。
「人の悩みの多くは「他人」。ならばどんな人とも仲良くなれば、多くの悩みはなくなる。コミュニケーション能力が高い事は運がいいことでもあり、それは努力で手に入れられる幸福でもある」
コミニュケーションの能力が高まればミスも減少してあなたの評価も高まります。積極的にスキルを磨いて業務に役立ていきましょう。
まとめ
今回は「ミス多くしてしまう人の特徴と4つの対処法」についてご紹介しました。
POINT
- 事前に準備をする
- メモを取る
- 自分を俯瞰してみる
- コミュニケーションをしっかりとる
言われてみると「かんたん」なことばかりに見えます。
でもミスが減らないということはきちんとできていない証拠。
今すぐに取り入れて今日からミスを減らしていきましょう！
割と急いで書いたので自分の記事にミスはないでしょうか・・
現場からは以上です。
追伸また今度考えようはダメですよ。「絶対にやりませんよ」
今すぐにはじめて、明日から実践していきましょう！
相手に伝わると毎日が楽しくなりますよ。
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