こちらが説明している時にメモを取ってくれるのはすごく良い。
でもその時に、全く(ヘタしたら一度も)こちらを見ないで書いている人がイマイチ信用することができない、(@zinbuka)けいです。
やっぱり話してる人の方を見るのって必要じゃないですか？
古いですけど人の目をみて話すようにしています。(ZOOMでも・・)
最近読んだ本に質問力について書かれていてすごく共感。
とても勉強になったのですが、
- 仕事との打ち合わせ
- 作業方法の確認
- 各種セミナーなどの受講
- 今日の夕食の買い出しリスト
話を聞いたり質問したりしながら同時に「メモを取るっ」てとても大切だと思うんです。
特に仕事ができる人は共通して「メモ力」が高いと感じることが多い。
今回は
質問とメモについて記事にしたいと思います。
メモを取っていますか？
弊社(なかなかのブラック企業)に入社してきた新人くんがいるのですが、何を話しても・何を説明しても全くメモを取りません。
数日間は業務を指導しながら様子を見ていました。
一向にメモを取る気配がありません。
1週間も経つと以前指導した業務をお願いすることがあります。
何度も説明しているとすごく効率が悪くこちらの時間も奪われます。
前回指導している部分は簡単に口頭で指示だけして業務を進めてもらうと、
新人くん
「あの、これってどうするんでしたか？」
「この書類はどこにあるんですか？」
「この後何をすればいいですか？」
はい出ました、質問力の低い質問攻めが。
私
「先日もきちんと教えているよ、同じことを何度か繰り返して指導しているけど。」
「メモとか取ってないの？」
新人くん
「簡単なものは取ってます。」
「でもどうせ覚えてしまうのでそんなに必要ないと思います。」
「書いてると効率悪いので。」
ビビった、いや驚きを隠せませんでした。
ついこの前の業務も忘れているにも関わらずどうせ覚えるから必要ない・・非効率だと。
指導を受けている立場としては説明をよく聞いてメモ取ることが当たり前だと思っていた
自分には衝撃でした。同じことを何度も話させること、その間は業務が停止してしまうこと
の方が非効率だと思います。
仕事にはリズムが大事。メモさえ取っていればいちいち説明を聞かなくても、指示を受けなくても効率よく処理できます。(最初のうちはたとえ間違っていても)
相手にも自分の為にもメモは必要だと。
メモを取っていればいいってもんじゃぁない！
その新人くんのメモを見せてくれるように頼んだ。(ちょっとドキドキした笑)
見た。
いや本当に驚きを隠せませんでした。(2回目笑)
新人の子が書いたメモ
- PC→まとめ 書類？
- ■連絡して
- ☑確認取って
- 〇完了
みたいな感じに書いてありました。
※謎の記号が書いてあったことが記憶に残っています・・
本人に書いてある内容の説明を求めると、
新人くん
私
「連絡はいつ誰にいつするもの？」
「なにを確認して完了とするの？」
と質問してみました。
新人くん
はい、出ました。
効率よく書いているのに分からない。そもそも自分で理解できないメモに効率求めても・・
先程の件は、PCでお客様からのメールをタスクごとに振り分けまとめる→重要な案件を確認してリーダーに連絡→メール処理をを引き継いで完了
(自分メモ取るときなぜか→を多用してしまうんですが同じような方いますか・・)
まあ彼の言うほど短くまとめられ簡潔で効率的なメモではないですが、全く分からない人が読んでも、なんとなくこう処理するのかなってイメージが沸いて理解出来ますよね。
また作業の手順などのメモを取る時は、しっかりと手順通りに記入すること。
コレ意外とできない人多い。
言われた順番を変えずにメモを取ることが大切です。慣れてきたら作業の効率を自分なりに考えてアレンジすることは可能ですから、焦らずにまずは手順の基本ルールを忠実に。
あとパソコン等の作業の時、メモの中にタブにあるのか、どこからメニューや設定に入るのかショートカットはあるか。右クリックで可能か等、どうやって作業する場所にたどり着くのかが書いてあると有効です。久しぶりに作業するとか、いつも自分が使うパソコンと違う時に威力を発揮します。
メモは取っていればいいってもんじゃない。
分からない人＝新人ですよね。
メモと同時に疑問点を質問することで理解が深まる
授業とかセミナーなんか出席すると講師よく言われませんか。
聞いてるだけじゃダメ、書いてるだけじゃダメ、質問したりメモを取りながら考えながら聞くみたいな。あと全部写したり、書くことに集中し過ぎるのも問題ですね。
質問は実際に自分が行動を起こす時に起こりそうな不明な点や、疑問点がないか。
自分の中で考えながら情報をまとめて整理してメモに残す。
この作業を繰り返しているうちに自然と質問力も鍛えられると思います。
そうやってメモを取る姿勢に変えた人は、
漠然とした質問をしていたことも、自分の中で整理がつき的確な質問が出来るようになります。
考えながらまとめておけば簡単にメモをとっていても
後で振り返る時に、抜群に思い出せる。
短く端的なメモでもスムーズに業務や講演の内容等を思い出せると思います。
書く作業だけじゃなく、出来るなら質問をして(声に出して)自分がアクションを起こしているのを想像しながらメモを取ることで理解が深まります。
書いて言って耳で聞くみたいな、勉強法と同じです。
▼伝え方も大切
まとめ
今回は新人くんがメモを取らないことが気になったので記事にしてみました。
今なんてメモ帳とかじゃなくてもスマホのメモ機能とかもありますし、メモする環境は整っていると思います。
一度おじさんのいうことを聞いて、メモを取ってみてはいかがでしょうか。
現場から、
「すみません、これってどうするんですか？」
あいつ、また聞いてきたわ・・
現場からは以上です。
追伸メモを取りながら効率よく質問するには「コミュニケーション力」が必要です。
- 的確に質問できない
- 質問を理解してもらえない
- 自分の意図と違うニュアンスで受け取られる
- 良かれと思ったのに怒らせた
- 何度いっても動いてもらえない
1つでも当てはまったらコミュニケーション検定で勉強しましょう！
